В этом кейсе мы расскажем, как коммуникационному агентству Citigate Dewe Rogerson Moscow удалось избавиться от рутинного ведения таблиц с базами журналистов и в 3,5 раза сократить время на рассылку новостей.
Коммуникационное агентство Citigate Dewe Rogerson Moscow более 25 лет работает на российском рынке, являясь частью международной сети Citigate Dewe Rogerson и холдинга Huntsworth Group. Сегодня CDR Moscow — одно из ведущих агентств в сфере корпоративных и финансовых коммуникаций.
Команда CDR Moscow — настоящие приверженцы цифровизации: в работе они используют порядка 15 различных приложений и сервисов и 95% задач отслеживают онлайн.
Мы пообщались с Викторией Манаковой, исполнительным директором агентства CDR Moscow. У Виктории более 10 лет опыта в корпоративных и кризисных коммуникациях, она участвовала в разработке и реализации проектов для крупнейших российских и зарубежных компаний.
Мы попросили Викторию рассказать, как команда CDR Moscow автоматизировала работу со СМИ: какие сервисы они тестировали и к каким результатам пришли.
Разрозненные Excel-таблицы, сложности с актуализацией базы и другие проблемы, которые требовали решения
В базе агентства CDR Moscow порядка трех тысяч медиаконтактов, и под каждого клиента формируются отдельные пулы с учетом клиентских задач. Это большой массив данных, который нужно не только где-то хранить, но и быстро извлекать из него информацию, необходимую для работы.
«Разрозненные excel-таблицы, сложность поиска информации, ошибки в рассылках, большие затраты времени на поддержание актуальности базы — самые острые проблемы, из-за которых мы начали искать новые способы работы с базами журналистов, — рассказывает Виктория. — Нужна была CRM-система, которая поможет структурировать базу данных, хранить всё в одном месте, но при этом логично разбивать информацию на нужные подкатегории, чтобы поиск не занимал много времени. И чтобы база была доступна везде и всегда: нужен контакт — открыл базу и моментально нашел актуальные телефон и почту».
Команде CDR Moscow также хотелось упростить работу с отбивками о неработающих адресах или переполненных ящиках, чтобы устранить сомнения по поводу доставляемости писем. От постоянных уточнений, получил ли журналист письмо, не были в восторге ни менеджеры агентства, ни журналисты.
Было внутреннее ощущение и убеждение, что можно этот процесс сделать быстрее и проще. Освободить для смысловой работы время, которое тратили на утомительные для всех сторон обзвоны.
Агентство также стремилось ускорить процесс рассылок по СМИ: «Хотелось волшебства: нажал пару кнопок, и красивое письмо разлетелось по нужным людям, да еще и подробный отчет по итогам сформировался. А если такую рассылку можно заранее запрограммировать и не зависеть от случайных факторов (интернет отключили, напоминалка не прозвенела и прочее) — это было бы еще ценнее».
«В наши дни по любой информации, передаваемой в цифровом формате, можно получить конкретику», — замечает Виктория. Именно этого её команде и хотелось: иметь больше точных данных для работы с собственными базами журналистов и для предоставления конкретики клиентам на их вопрос, как прошла рассылка.
В поисках идеального инструмента
Для работы с базой журналистов и организации рассылок команда CDR Moscow тестировала разные решения: «Google Таблицы не выдержали проверку первыми: для каких-то общих чек-листов они подходят, но для продвинутой базы журналистов и тем более для CRM — нет».
Также команда Виктории пыталась организовать работу с базой СМИ в сервисе Airtable.
«Airtable — универсальная вещь, такой Excel на стероидах, который сочетает в себе все современные форматы таблиц, календаря, канбан и прочее. Но это все равно таблица, пусть и очень крутая, которую надо долго и упорно настраивать под себя, да и рассылки через неё не сделаешь».
Ни о каком копипасте и distribution листах слышать уже не хотелось.
Агентство решило обратить внимание на полноценные CRM и системы рассылок. Тестировали разные отечественные продукты, но в итоге остановились на MailChimp и какое-то время «сидели» на нём.
Поначалу MailChimp в целом справлялся с задачами агентства, но вскоре стали возникать трудности: «Нужно было под каждого клиента создавать отдельный аккаунт, чтобы не превышать какие-то лимиты. Контакты в некоторых пулах могли дублироваться. PR-агентство — это не пара листов рассылки, это тысячи контактов, которые могут быть задействованы на нескольких проектах. Чем больше аккаунтов мы переводили на MailChimp, тем большей это становилось проблемой», — объясняет Виктория.
Другой фактор — MailChimp заточен под продажи, а не под работу со СМИ.
Платная версия MailChimp снимала с нас какие-то ограничения, но при этом давала возможности, которые мы, скорее всего, никогда не будем использовать. Так зачем за них платить?
Команда Виктории продолжила поиски идеальной CRM для коммуникаций и в какой-то момент открыла для себя PREX: «В отличие от MailChimp, PREX заточен под российский медиарынок и конкретно под работу со СМИ. Это первое, на что мы обратили внимание. Сервис отвечал всем нашим запросам и с точки зрения юзабилити оказался достаточно простым».
Автоматизация рассылок и поднятие качества оказываемых агентством услуг
В работе с базой журналистов CDR Moscow следует четкому принципу: чем логичнее структурируешь информацию, тем будет проще работать.
Из всего массива контактов под конкретных клиентов агентство собирает листы рассылок, в которые включает заинтересованных журналистов — в PREX такие листы справедливо называются пулами.
CDR Moscow также делит все издания на категории, разработанные внутри агентства в зависимости от потребностей: «Это могут быть списки под конкретные мероприятия, разделение по типам СМИ, охватам, степени лояльности и т.д.», — уточняет Виктория.
В PREX CRM база журналистов по умолчанию категоризируется по наиболее популярным признакам СМИ (тематика, география выхода, формат, охват). Дополнительные категории агентство выделяет посредством тегов. При настройке получателей рассылки всё это можно сочетать между собой, включать и выключать целые категории одним кликом.
«Для нас такая возможность крайне важна: многопрофильные компании часто готовят новости, которые могут быть интересны одному типу прессы, но совершенно точно не подойдут другому. Мы больше не выбираем такие категории вручную из ячеек таблицы или word-документов, а работаем по простым алгоритмам».
Сегодня команда CDR Moscow тратит на рассылки в 3,5 раза меньше времени, чем это было до внедрения PREX. На загрузку готового текста пресс-релиза в систему и его рассылку по всем адресам у менеджеров агентства в среднем уходит 5-10 минут: «Если рассылки бывают каждый день, это экономит порядка двух-трех часов в неделю, а в рамках месяца — целый рабочий день», — отмечает Виктория.
Также у агентства выросла открываемость рассылок — до 25-30% — и качество контакта с журналистами: «При рассылках «вслепую» ты звонишь с назойливыми вопросами о том, получил ли человек письмо, а открыл ли, а почему нет, а не попало ли письмо в спам. Это трата времени впустую — времени, которое теперь можно использовать на предметный разговор».
«В PREX мы видим, кто рассылку получил, кто её открыл, кликнул по ссылкам, а кому и вовсе письмо не было доставлено или кто рассылки не открывает вообще (звоночек, что пора обновить контакт). Не нужно теперь обзванивать все 120 человек с одинаковыми «холодными» заходами».
Для команды CDR Moscow определяющим критерием в работе всегда был уровень удовлетворенности клиентов, отмечает Виктория. PREX помог поднять качество одной из базовых услуг агентства — media relations.
«С внедрением автоматизированных рассылок мы смогли предоставлять клиентам более детальные отчеты о рассылках с подробной аналитикой. У нас качественная база с «горячими» и «теплыми» контактами. Мы можем на основе реально измеримых данных проанализировать, почему «заходят» или «не заходят» те или иные инфоповоды. И даже точно сказать, когда и сколько раз с того или иного адреса открывали наши письма».
Хотите тоже повысить эффективность своей PR-команды и автоматизировать работу со СМИ? Оставьте заявку на подключение PREX CRM.
Справка:
Citigate Dewe Rogerson Moscow является партнером международной сети агентств Citigate Dewe Rogerson со штаб-квартирой в Лондоне, специализирующихся на стратегическом консалтинге в сфере корпоративных, финансовых коммуникаций и связей с инвесторами. На российском рынке агентство работает с 1994 года.
PREX — российский стартап, разрабатывающий специализированные IT-решения для PR. В 2018 году был запущен сервис PREX CRM — специализированная CRM-система для работы с базой журналистов и таргетированных рассылок по СМИ.
Источник главного изображения — Unsplash
